PowerPoint-ohjelman käyttö aloitetaan luomalla uusi tyhjä esitys. Uudessa esityksessä on oletuksena yksi dia. Diat voivat olla rakenteeltaan erilaisia. Dia voi sisältää esimerkiksi otsikkoalueita, tekstialueita ja kuva-alueita. Erilaiset sisältöalueet voivat myös olla ryhmiteltynä dioissa eri tavoin, esimerkiksi allekkain tai vierekkäin.

Uuden dian luominen:

• Napauta Aloitus-välilehdeltä Diat-ryhmästä auki komentovalikko Uusi dia. Avautuvasta valikosta voit valita uudelle dialle rakenteen. Valmis rakenne auttaa tekemään diaesityksestä tasapainoisen ja selkeän näköisen.
• Uusi lisätty dia ilmestyy diaesitykseen aktiivisena olevan dian jälkeen.
• Jos haluat myöhemmin muuttaa lisäämäsi dian rakennetta, napauta Aloitus-välilehdeltä Diat-ryhmästä auki komentovalikko Asettelu. Avautuvasta valikosta voit valita dialle uuden rakenteen.

Diojen poistaminen:

• Dioja voidaan poistaa ohjelmanäkymän vasemman reunan osiossa, jossa diat näkyvät pieninä kuvina numerojärjestyksessä.
• Poista dia valitsemalla se ensin aktiiviseksi ja painamalla sitten näppäimistöltä Delete- tai Askelpalautin (Backspace)-näppäintä.

Diojen järjestyksen muuttaminen:

• Diojen esitysjärjestystä voidaan muuttaa raahaamalla diat haluttuun järjestykseen ohjelmanäkymän vasemman reunan osiossa, jossa diat näkyvät pieninä kuvina numerojärjestyksessä.
• Muuta diojen järjestystä tarttumalla diaan ja raahaamalla se haluamaasi kohtaan diaesitystä.

Tekstin lisääminen diaesitykseen tapahtuu napauttamalla harmaalla katkoviivalla rajattua tekstialuetta ja kirjoittamalla tekstiä alueelle. Tekstiä voidaan muotoilla PowerPoint-ohjelmassa samalla tapaan kuin Word-ohjelmassa. Jos dian rakenteessa ei ole valmiina tekstialuetta, tekstiä varten diaan täytyy lisätä tekstiruutu. Tekstiruudun lisääminen tapahtuu seuraavasti:

• Valitse aktiiviseksi dia, johon haluat tekstiruudun lisätä.
• Valitse Lisää-välilehdeltä Teksti-ryhmästä komento Tekstiruutu.
• Vie osoitin siihen kohtaan diaa, johon haluat tekstiruudun vasemman yläkulman tulevan.
• Vedä tekstiruutu haluamasi kokoiseksi. Nyt voit kirjoittaa ruutuun haluamasi tekstin.

Paras tapa tehdä taulukoita on tehdä ne taulukkolaskentaohjelmalla (esimerkiksi Microsoft Excel -ohjelmalla) ja siirtää ne PowerPoint-ohjelmaan leikepöydän kautta. PowerPoint mahdollistaa kuitenkin yksinkertaisten taulukoiden tekemisen ilman taulukkolaskentaohjelman käyttöä. Taulukon lisääminen diaesitykseen tapahtuu seuraavasti:

• Valitse aktiiviseksi dia, johon haluat taulukon lisätä.
• Valitse Lisää-välilehden Taulukot-ryhmän Taulukko-komentovalikosta komento Lisää taulukko.
• Valitse avautuvassa ikkunassa taulukkoon tulevien sarakkeiden ja rivien määrät. Valinnat tehtyäsi paina OK, jolloin tyhjä taulukko ilmestyy diaan.
• Voit lisätä taulukon myös Taulukko-komentovalikossa maalaamalla sopivan määrän sarakkeita ja rivejä ja sitten painamalla Enter-näppäintä.

Kun lisätyn taulukon napauttaa aktiiviseksi, ilmestyy PowerPoint-ohjelman valintanauhaan Taulukkotyökalut eli Taulukon rakenne- ja Taulukon asettelu-välilehdet. Välilehtien komennoilla taulukkoa voidaan muotoilla ja siihen liittyviä ominaisuuksia säätää samaan tapaan kuin Word-ohjelmassa. Huomioi, että taulukon saa poistettua vain Asettelu-välilehden Rivit ja sarakkeet-ryhmän Poista-komentovalikon komennolla Poista taulukko.